Kun julkaiset asunnon vuokrailmoituksen esimerkiksi Tori.fi:ssä tai Oikotiellä, saatat saada kymmeniä yhteydenottoja. Moni vuokranantaja pyytää hakijoilta laajoja selvityksiä heti ensimmäisessä viestissä, mutta lain mukaan tämä ei ole sallittua.
Tietojen keräämisessä pätee tarpeellisuusperiaate. Vuokranantaja saa kysyä asunnonhakijalta ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä vuokrasuhteen hoitamisen ja valinnan kannalta.
check_circleNäitä tietoja SAA kysyä
- Perustiedot ja yhteystiedot: Koko nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Maksukyky ja tulot: On täysin perusteltua kysyä hakijan tulotasosta, työpaikasta tai opiskelupaikasta. Myös luottotietojen tarkistaminen (tai sen ehtona pitäminen) on sallittua ja suositeltavaa maksukyvyn varmistamiseksi.
- Asumiseen liittyvät tarpeet: Muuton syy, toivottu aloituspäivämäärä ja arvioitu asumisaika (etsitäänkö kotia toistaiseksi vai määräajaksi).
- Keitä asuntoon muuttaa: Asukkaiden kokonaismäärä sekä mahdollinen lemmikkieläinten pito (koskee asunnon kulumista).
- Suosittelijat: Voit pyytää esimerkiksi edellisen vuokranantajan yhteystiedot. Kun hakija itse täyttää suosittelijan tiedot hakemuslomakkeeseen, se toimii suostumuksena yhteydenottoon. Et voi kuitenkaan oma-aloitteisesti alkaa soitella esimerkiksi hakijan nykyiselle työnantajalle kysymättä hakijalta lupaa.
- Henkilöllisyyden varmistaminen: Moni vuokranantaja tarkistaa henkilöllisyyden asuntoesittelyssä. Voit pyytää hakijaa näyttämään virallisen henkilöllisyystodistuksen, mutta kopiota siitä ei yleensä ole tarpeen ottaa tai säilyttää.
cancelNäitä tietoja ei tule kerätä ilman laillista perustetta
Henkilökohtaisen elämän yksityiskohtiin meneminen on laitonta. Tietosuojavaltuutettu on linjannut selkeästi asioita, joita hakulomakkeessa ei saa olla:
- Henkilötunnus: Henkilötunnusta ei tule pyytää kaikilta hakijoilta julkisessa hakemuksessa. Sen saa käsitellä vasta silloin, kun sille on laissa tarkoitettu perusteltu tarve, esimerkiksi luottotietojen tarkistamista tai vuokrasopimuksen laatimista varten kärkikandidaattien kohdalla.
- Terveydentila tai raskaus: Nämä ovat arkaluonteisia henkilötietoja.
- Uskonto, poliittinen suuntautuminen tai etninen tausta: Kaikenlainen syrjintä näillä perusteilla on kiellettyä.
- Parisuhdestatus tai seksuaalinen suuntautuminen: Tarvitset tiedon asukkaiden määrästä, et heidän välisestään suhteesta.
- Pankkitilitiedot: Ennen vuokrasopimuksen tekemistä pankkitilin numeroa ei yleensä ole tarpeen pyytää, koska sille ei tavallisesti ole tietosuojalainsäädännön edellyttämää perustetta.
infoTärkeät lisähuomiot
- Syrjintä ei koske vain kysymyksiä: Vaikka tietoa ei kysyttäisi hakulomakkeessa, vuokranantaja ei saa tehdä valintaa syrjivillä perusteilla. Yhdenvertaisuuslain mukaan ketään ei saa asettaa epäedulliseen asemaan esimerkiksi iän, alkuperän, kansalaisuuden, uskonnon, vamman, seksuaalisen suuntautumisen tai perhesuhteiden perusteella.
- Tietojen säilyttäminen: Jos hakijaa ei valita vuokralaiseksi, hänen henkilötietojaan ei saa säilyttää tarpeettoman pitkään. Tiedot tulee poistaa, kun niitä ei enää tarvita vuokralaisvalinnan toteuttamiseen.
lightbulbMiten hoidat hakemukset laillisesti ja turvallisesti?
Sähköpostitse saapuvat vapaamuotoiset hakemukset sisältävät usein liikaa tai jopa laittomia tietoja, joiden säilyttämisestä vuokranantaja on vastuussa. Helpoin tapa varmistaa, että toimit lain mukaisesti, on käyttää sähköistä hakemuslinkkiä, joka:
- Kysyy automaattisesti vain lain sallimat ja tarpeelliset kysymykset.
- Kerää kaikki hakijat selkeään taulukkoon vertailua varten.
- Tuhoaa hylättyjen hakijoiden tiedot tietosuojalain mukaisesti.